Dispõe sobre a entrega de documentos e a interação eletrônica em processos digitais no âmbito da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil. DOU 20/04/2021.
O SECRETÁRIO ESPECIAL DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL, no uso da atribuição que lhe confere o inciso III do art. 350 do Regimento Interno da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil, aprovado pela Portaria ME nº 284, de 27 de julho de 2020, e tendo em vista o disposto na Lei nº 5.172, de 25 de outubro de 1966 – Código Tributário Nacional, no Decreto nº 70.235, de 6 de março de 1972, no art. 16 da Lei Complementar nº 95, de 26 de fevereiro de 1998, na Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999, no art. 1º da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, na Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, no art. 5º da Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, na Lei nº 14.129, de 29 de março de 2021, no Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, no Decreto nº 10.139, de 28 de novembro de 2019, no Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, no § 1º do art. 2º da Portaria MF nº 527, de 9 de novembro de 2010, na Instrução Normativa RFB nº 1.751, de 16 de outubro de 2017, e na Instrução Normativa RFB nº 1.995, de 24 de novembro de 2020, resolve:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º Esta Instrução Normativa disciplina, no âmbito da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil (RFB):
I – a entrega de documentos;
II – a abertura de processo digital por meio do Centro Virtual de Atendimento (e-CAC); e
III – a comunicação eletrônica de atos.
Parágrafo único. Para efeitos do disposto nesta Instrução Normativa, considera-se:
I – documento, a unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;
II – documento digital, a informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;
III – processo digital, o processo administrativo formalizado em meio eletrônico;
IV – interessado, a pessoa ou ente em nome da qual houver sido formalizado o processo, inclusive a empresa sucessora em relação à sucedida, o sócio responsável perante o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) e o corresponsável;
V – procurador digital, a pessoa física ou jurídica a quem tenham sido outorgados poderes para representar o interessado perante a RFB no cumprimento de formalidades relacionadas a processos digitais, com a opção do serviço “Processos Digitais” do sistema Procurações, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.751, de 16 de outubro de 2017;
VI – arquivo não paginável, o documento digital em formato relacionado no Anexo II desta Instrução Normativa, que não pode ser convertido para o formato Portable Document Format (PDF) sem perda de informação, resolução ou característica que resulte no comprometimento da análise do conteúdo; e
VII – solicitação de juntada de documentos, o procedimento de envio eletrônico de um ou mais documentos, para que sejam juntados aos autos de processo digital, mediante análise de pertinência e cumprimento de requisitos formais.
CAPÍTULO II
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 2º A entrega de documentos será realizada obrigatoriamente no formato digital e exclusivamente por meio do e-CAC de que trata a Instrução Normativa RFB nº 1.995, de 24 de novembro de 2020.
§ 1º Observado o disposto no art. 19, a entrega de documentos no formato digital por meio do e-CAC será opcional para:
I – a pessoa física, inclusive a equiparada à jurídica;
II – o Microempreendedor Individual (MEI) optante pelo Sistema de Recolhimento em Valores Fixos Mensais dos Tributos abrangidos pelo Simples Nacional (Simei);
III – a pessoa jurídica isenta, imune ou não tributada na forma prevista na Instrução Normativa RFB nº 1.700, de 14 de março de 2017; e
IV – a pessoa jurídica tributada pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), unicamente quando o acesso ao serviço exigir assinatura digital por meio de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
§ 2º Não se aplica o disposto no § 1º aos casos em que a legislação aplicável exigir assinatura com certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil.
§ 3º Em caso de falha ou indisponibilidade dos sistemas informatizados da RFB que impeça a transmissão de documentos por meio do e-CAC, a entrega poderá ser feita em formato digital, excepcionalmente, em unidade da RFB, observado o disposto no art. 11.
§ 4º No caso a que se refere o § 3º, o interessado deverá comprovar a ocorrência de falha ou indisponibilidade dos sistemas informatizados da RFB que impediu a transmissão dos documentos por meio do e-CAC.
CAPÍTULO III
DO DOCUMENTO DIGITAL
Art. 3º Os documentos digitais deverão ser produzidos ou reproduzidos no formato PDF, padrão ISO 19005-3:2012 (PDF/A – versões PDF 1.4 ou superior) ou, caso os arquivos possuam as extensões previstas no Anexo II, compactados em formato “.zip”.
Parágrafo único. Somente os tipos de arquivos previstos no Anexo II poderão compor os arquivos compactados com extensão “.zip”, observadas a nomenclatura de arquivos digitais e as orientações estabelecidas no Anexo I.
Art. 4º Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente por meio dos padrões de assinatura eletrônica definidos no Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020, são considerados originais para todos os efeitos legais.
§ 1º Os demais documentos digitalizados estarão sujeitos à conferência de sua integridade.
§ 2º O documento ou meio de prova cuja reprodução não possa ser feita por meio digital deve ser entregue na unidade da RFB de jurisdição do sujeito passivo, observado o disposto no art. 11.
Art. 5º Os documentos originais e as cópias dos documentos digitais transmitidos por meio do e-CAC, ou entregues em unidade da RFB, deverão permanecer à disposição da Administração Tributária:
I – até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram, caso se trate de livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados;
II – enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados, inclusive os relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros; ou
III – até que decaia o direito de a Administração rever os atos praticados no processo.
Parágrafo único. É autorizada a destruição dos originais digitalizados, desde que atendidos os requisitos estabelecidos no art. 1º da Medida Provisória nº 2.200-2, de 2001, no art. 2º-A da Lei nº 12.682, 9 de julho de 2012, e observado o disposto nos arts. 4º, 5º, 9º, 10 e 11 do Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020.
Art. 6º O interessado é responsável pelo conteúdo do documento digital entregue e por sua fiel correspondência ao documento original, inclusive em relação ao documento digital por ele entregue ao agente público para recepção e juntada ao processo digital, conforme previsto no art. 11 do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.
CAPÍTULO IV
DA SOLICITAÇÃO DE ABERTURA DE PROCESSO DIGITAL
Art. 7º A solicitação de abertura de processo digital será realizada por meio do e-CAC.
§ 1º Somente o interessado ou o seu procurador digital poderá solicitar a abertura de processo digital.
§ 2º Os interessados referidos no § 1º do art. 2º poderão solicitar a abertura de processo digital em unidade de atendimento da RFB, mediante entrega dos documentos exigidos pela legislação aplicável para sua formalização.
§ 3º O procurador legalmente constituído que não possua procuração RFB ou procuração eletrônica, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.751, de 2017, poderá solicitar a abertura de processo digital, na forma prevista no § 2º, quando representar os interessados referidos no § 1º do art. 2º.
§ 4º No caso descrito no § 3º, também deverão ser juntados aos autos do processo digital:
I – o documento que comprove a outorga de poderes;
II – a cópia do documento de identificação do outorgado; e
III – em caso de procuração outorgada por instrumento particular sem firma reconhecida, a cópia do documento de identificação do outorgante.
Art. 8º Para cada serviço a ser requerido deverá ser aberto um processo digital específico.
Parágrafo único. O processo digital aberto no e-CAC ficará disponível para solicitação de juntada de documentos pelo prazo de 3 (três) dias úteis, contado da data de sua abertura.
CAPÍTULO V
DA SOLICITAÇÃO DE JUNTADA DE DOCUMENTOS
Art. 9º A solicitação de juntada de documentos digitais será realizada por meio do e-CAC.
§ 1º Somente o interessado ou o seu procurador digital poderá solicitar a juntada de documentos por meio do e-CAC.
§ 2º Na solicitação de juntada, os documentos deverão ser enviados em arquivos separados, conforme o conteúdo, com indicação do tipo de documento no sistema e-Processo.
§ 3º Não serão aceitos, para juntada ao processo digital, os documentos que:
I – não guardem relação de pertinência com o processo ou com o serviço previamente requerido;
II – possuam conteúdos diversos em um único arquivo digital, ressalvada a hipótese de solicitação de juntada de arquivos não pagináveis, nas situações previstas nesta Instrução Normativa; e
III – forem classificados por tipo diverso ao seu conteúdo, quando requerida a informação de alegações pelo e-Processo.
Art. 10. Os documentos entregues em formato digital por meio do e-CAC, inclusive a impugnação, o recurso e demais termos processuais produzidos eletronicamente, deverão conter assinatura eletrônica avançada ou qualificada, conforme determinam os arts. 4º e 5º do Decreto nº 10.543, de 2020.
§ 1º O disposto no caput fica condicionado à implementação da funcionalidade de assinatura avançada no e-CAC.
§ 2º Enquanto não implementada a funcionalidade de assinatura avançada no e-CAC, aplicam-se as exigências de assinatura do protocolo físico à análise documental de processo aberto no e-CAC sem assinatura eletrônica e:
I – relativo às impugnações e aos recursos; ou
II – cuja exigência de assinatura seja omissa pela legislação aplicável.
Art. 11. Em caso de atendimento presencial, nas hipóteses previstas nesta Instrução Normativa, o interessado ou o procurador de que trata o § 3º do art. 7º deverá apresentar os documentos necessários à análise do processo ou os exigidos para a obtenção do serviço requerido, para que seja realizada a solicitação de juntada ao processo digital.
§ 1º Os documentos apresentados em papel serão tratados na forma prevista no art. 12 do Decreto nº 8.539, de 2015.
§ 2º Os documentos apresentados em formato digital deverão conter assinatura eletrônica efetuada por meio do:
I – Assinador Serpro, disponível para download na internet, no endereço https://www.serpro.gov.br/links-fixos-superiores/assinador-digital/assinador-serpro; ou
II – Assinador ITI, com assinatura eletrônica em nível avançado ou qualificado, disponível no endereço https://assinador.iti.br/.
§ 3º A assinatura eletrônica constitui prova de autenticidade e integridade dos documentos originais sob a guarda do interessado, dos quais foram gerados os documentos digitais entregues à unidade de atendimento, nos termos do art. 6º do Decreto nº 8.539, de 2015.
§ 4º A solicitação de juntada feita no atendimento presencial em desacordo com as regras previstas nesta Instrução Normativa deverá ser indeferida no momento da sua análise.
Art. 12. O dispositivo móvel com os documentos digitais assinados eletronicamente deverá ser apresentado à unidade da RFB em que será realizado o atendimento presencial.
§ 1º A recepção de documentos digitais gravados em dispositivo móvel fica condicionada à confirmação, pela unidade de atendimento, da assinatura eletrônica.
§ 2º Não serão recepcionados os documentos digitais:
I – com assinatura eletrônica inválida ou que seja diferente de assinatura eletrônica avançada ou qualificada;
II – rejeitados pelas verificações de segurança da RFB; ou
III – que não atendam ao disposto nesta Instrução Normativa.
CAPÍTULO VI
DOS PRAZOS LEGAIS
Art. 13. Considera-se entregue o documento por meio eletrônico na data e horário constantes do recibo eletrônico emitido pelo e-CAC.
Art. 14. Para fins de cumprimento dos prazos legais e dos prazos concedidos pela autoridade administrativa para a prática de atos, considera-se tempestiva a entrega realizada até as 23h59min (vinte e três horas e cinquenta e nove minutos) do último dia do referido prazo, de acordo com o horário oficial de Brasília.
CAPÍTULO VII
DA INTIMAÇÃO POR MEIO ELETRÔNICO E POR EDITAL
Art. 15. A intimação por meio eletrônico será enviada ao domicílio tributário eletrônico do sujeito passivo ou registrada em meio magnético ou equivalente por ele utilizado.
§ 1º Considera-se domicílio tributário eletrônico do sujeito passivo a Caixa Postal a ele atribuída pela Administração Tributária, mediante autorização expressa, disponibilizada por meio do e-CAC.
§ 2º A autorização a que se refere o § 1º deverá ser formalizada mediante envio, pelo sujeito passivo, do Termo de Opção correspondente, por meio do e-CAC.
§ 3º A intimação registrada em meio magnético a que se refere o caput será feita em caso de aplicação de penalidade pela entrega de declaração depois de expirado o prazo estabelecido pela legislação.
§ 4º Na hipótese prevista no § 3º, o recibo de entrega e a intimação correspondente serão exibidos no ato da transmissão da declaração e ficarão disponíveis para impressão.
Art. 16. Considera-se feita a intimação por meio eletrônico:
I – 15 (quinze) dias, contados da data registrada no comprovante de entrega no domicílio tributário do sujeito passivo;
II – na data em que o sujeito passivo efetuar consulta no endereço eletrônico a ele atribuído pela administração tributária, se ocorrida antes do prazo previsto no inciso I; ou
III – na data registrada no meio magnético ou equivalente utilizado pelo sujeito passivo.
Art. 17. A intimação será realizada por meio da publicação de edital eletrônico no site da RFB na internet nas seguintes hipóteses:
I – quando resultar improfícua a intimação realizada por meio eletrônico nos termos previstos nos arts. 15 e 16; ou
II – se o sujeito passivo tiver sua inscrição declarada inapta perante o cadastro fiscal.
Parágrafo único. Considera-se feita a intimação a que se refere o caput depois de transcorridos 15 (quinze) dias da publicação do edital eletrônico.
Art. 18. No caso de pessoa jurídica optante pelo Simples Nacional será observado o disposto no art. 122 da Resolução CGSN nº 140, de 22 de maio de 2018.
CAPÍTULO VIII
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 19. Os serviços que serão solicitados por meio de processo digital formalizado no e-CAC serão regulamentados pela Coordenação-Geral responsável por meio de portaria.
§ 1º A portaria prevista no caput deverá dispor sobre:
I – a obrigatoriedade de solicitação do serviço por meio de processo digital aberto pelo interessado ou seu procurador digital diretamente no sistema e-Processo, pelo e-CAC, se for o caso;
II – a documentação necessária à solicitação do serviço ou a referência ao ato normativo que dispõe sobre a documentação;
III – os procedimentos que deverão ser efetuados pelo interessado quando da solicitação, em caso de necessária prestação de informações definidas especificamente para o serviço; e
IV – a data de ativação do serviço no e-CAC.
§ 2º A Coordenação-Geral responsável pelo serviço deverá prover os gestores de conteúdo do site da RFB na internet das informações necessárias à orientação do interessado, relativas à solicitação do serviço.
Art. 20. As impugnações e recursos poderão ser entregues por meio de processo digital, no Portal e-CAC, mediante as formas de identificação disponíveis para acesso ao e-CAC.
Art. 21. A Coordenação-Geral responsável deverá solicitar a inclusão de serviços no e-CAC à Coordenação-Geral de Atendimento (Cogea).
Art. 22. A Cogea e a Coordenação-Geral de Tecnologia e Segurança da Informação (Cotec) poderão publicar atos complementares necessários ao cumprimento do disposto nesta Instrução Normativa e alterar seus Anexos.
Art. 23. Ficam revogados os seguintes atos:
I – Instrução Normativa RFB nº 1.782, de 11 de janeiro de 2018; swap_horiz
II – Instrução Normativa RFB nº 1.783, de 11 de janeiro de 2018; swap_horiz
III – Instrução Normativa RFB nº 1.873, de 12 de março de 2019; swap_horiz
IV – Instrução Normativa RFB nº 1.874, de 12 de março de 2019; swap_horiz
V – Instrução Normativa RFB nº 1.898, de 4 de julho de 2019; swap_horiz
VI – Instrução Normativa RFB nº 1.951, de 12 de maio de 2020; swap_horiz
VII – Portaria SRF nº 259, de 13 de março de 2006; swap_horiz
VIII – Portaria RFB nº 574, de 10 de fevereiro de 2009; swap_horiz
IX – Portaria RFB nº 5.002, de 18 de dezembro de 2020; e swap_horiz
X – Portaria Cogea nº 14, de 7 de maio de 2018. swap_horiz
Art. 24. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação no Diário Oficial da União.
JOSÉ BARROSO TOSTES NETO
ANEXO I
Orientações técnicas para juntada de documentos em processo digital
a) A nomenclatura do arquivo objeto de solicitação de juntada de documento ao processo não deverá conter caracteres especiais tais como: acento agudo, acento circunflexo, cedilha, acento grave, asterisco, til, parênteses, apóstrofo, colchetes, hífen, percentual, cifrão, espaços em branco, barra, etc;
b) Cada documento digital no formato PDF será recepcionado no limite máximo de 15 megabytes (15.360 kilobytes). O Arquivo que exceder o referido limite poderá ser entregue fracionado em tantas partes quanto necessárias para a devida entrega, assumindo as nomenclaturas de arquivos sequenciais. Exemplo: Doc_Comprobatorios01.pdf, Doc_Comprobatorios02.pdf, Doc_Comprobatorios03.pdf, etc;
c) Os arquivos não pagináveis deverão ser juntados de forma compactada na extensão “.zip” e o arquivo compactado será recepcionado no limite máximo de 150 megabytes (153.600 kilobytes). O arquivo compactado que exceder o referido limite poderá ser entregue fracionado em tantas partes quanto necessárias para a devida entrega, assumindo as nomenclaturas de arquivos sequenciais. Exemplo: Doc_Comprobatorios01.zip, Doc_Comprobatorios02.zip, Doc_Comprobatorios03.zip, etc;
d) Os arquivos no formato PDF deverão estar em conformidade com o padrão ISO 19005-3:2012 (PDF/A – versões PDF 1.4 ou superior), não conter arquivos anexados, e ainda com resolução de imagem de 300 dpi (trezentos dots per inch) nas cores preta e branca;
e) Somente quando a digitalização da documentação nas cores preta e branca acarretar prejuízo para a visualização e interpretação do conteúdo, poderá ser utilizada a resolução de 200 dpi (duzentos dots per inch) colorida ou em tons de cinza; e
f) O Interessado poderá apresentar tantas solicitações de juntada quanto concluir necessárias para a devida instrução do processo. Porém cada solicitação de juntada comporta no máximo 150 megabytes em arquivos pagináveis e não pagináveis. Esse limite é aplicado para evitar descontinuidade no procedimento de envio dos documentos, no qual se aplicam, por segurança, verificações de integridade e autenticidade do arquivo, além da aplicação de antivírus em todos os arquivos apresentados na solicitação de juntada.
ANEXO II
Formatos de documento permitidos para juntada ao processo como arquivo não paginável
Para os fins do disposto no inciso VI do parágrafo único do art. 1º da Instrução Normativa RFB nº 2.022, de 16 de abril de 2021, no âmbito da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil (RFB), os documentos digitais serão aceitos nos formatos especificados abaixo:
I – Arquivo, planilha eletrônica ou de banco de dados contendo fórmulas ou grande volume de dados, ou cuja conversão para o formato de extensão Portable Document Format (PDF) implique perda da informação que comprometa a análise do conteúdo, nas extensões:
a) .CSV – Coma separated values;
b) .ODS – OpenDocument Format – padrão Planilha;
c) .MDB – Bancos de dados Access (ou .ACCDB);
d) .XLS – Abreviatura de Excelent – Microsoft Excel;
e) .XLSX – XLS + “X” adicional ref. XML – Microsoft Excel; e
f) .DWG – Drawing database (ou .DXF);
II – Arquivo de imagem ou de apresentação, cuja conversão para o formato de extensão PDF implique perda de resolução que comprometa a identificação e análise do conteúdo, nas extensões:
a) .BMP – Imagem Bitmap Monocromático/16 Cores/246 Cores/24 Bits;
b) .GIF – Graphics Interchange Format;
c) .JPEG – Joint Photographic Experts Group (ou .JPG);
d) .PNG – Portable Network Graphics;
e) .TIF – Tagged Image File Format;
f) .ODP – OpenDocument Format – padrão Apresentação;
g) .PPT – Microsoft Powerpoint; e
h) .PPTX – PPT + “X” adicional ref. XML – Microsoft Powerpoint;
III – Arquivo de áudio, nas extensões:
a) .MP3 – MPEG Audio Layer III;
b) .WAV – Audio for Windows;
c) .MID – Musical Instrument Digital Interface (ou .MIDI); e
d) .WMA – Windows Media Audio;
IV – Arquivo de vídeo, nas extensões:
a) .AVI – Audio Video Interleave;
b) .MPG – Moving Pictures Experts Group (ou MPEG);
c) .WMV – Windows Media Video;
d) .MOV – QuickTime Movie file;
e) .FLV – Flash Video (ou F4V); e
f) .SWF – Shockwave Flash File;
V – Arquivo HTML – Hypertext Markup Language (ou HTM);
VI – Arquivo com extensões utilizadas em programas fornecidos pela RFB; e
VII – Arquivo texto que contenha planilha eletrônica, banco de dados, imagem, apresentação, vídeo ou áudio, cuja conversão para o formato PDF implique perda da informação que comprometa a análise do conteúdo, nas extensões:
a) .DOC – Abreviação de document – Microsoft Word;
b) .DOCX – DOC + “X” adicional ref. XML – Microsoft Word;
c) .ODT – OpenDocument Format – padrão Texto; e
d) .TXT – Arquivo Texto ANSI/Unicode/UTF-8.
Observações:
O envio de documentos nas extensões de arquivos não elencadas neste Anexo, detectáveis no momento da entrega, que venham a compor arquivo não paginável, inviabilizará também a entrega do conjunto de documentos apresentados na mesma solicitação de juntada de documentos.
No interesse da Administração Tributária, a RFB poderá solicitar a entrega de arquivos de extensões não elencadas neste Anexo, que necessariamente comporão um arquivo não paginável.