Esta Circular tem por objetivo esclarecer alguns dos procedimentos previstos na NBC TA 505 – Confirmações Externas, quanto a utilização do formato eletrônico e-mail como método de comunicação a ser considerado, pelos auditores independentes, em conexão com os trabalhos de auditoria de demonstrações contábeis, a fim de permitir a necessária segurança e consistência na execução dos procedimentos e na documentação de auditoria. De acordo com a NBC TA 505 – Confirmações Externas, “confirmação externa é a evidência de auditoria obtida por escrito direta para o auditor de um terceiro (a parte que confirma), em papel, no formato eletrônico ou outro meio.” Para que o procedimento de confirmação externa resulte em obtenção de evidência de auditoria relevante e confiável, o auditor deve: manter o controle sobre as solicitações de confirmação externa, incluindo: “(a) determinação das informações a serem confirmadas ou solicitadas; (b) seleção da parte que confirma apropriada para confirmação; (c) definição das solicitações de confirmação, assegurando-se que as solicitações estão devidamente endereçadas e que contenham as informações para retorno das respostas diretamente ao auditor; e (d) envio das solicitações, incluindo 2º pedido, quando aplicável, para a parte que confirma.” (NBC TA 505.7) Com a finalidade de determinar a confiabilidade do processo de envio de solicitações de confirmação externa, o auditor deve considerar diversos fatores, entre outros: o método de comunicação (por exemplo, em papel, em formato eletrônico ou outro meio) (NBC TA 505.A4) e, adicionalmente, testar a validade de alguns ou todos os endereços nas solicitações de confirmação antes de serem enviadas. (NBC TA 505.A6).
