A edição de 2020 do “Relatório das Nações – Estudo global” da ACFE (Association of Certified Fraud Examiners / Associação de Examinadores Certificados de Fraudes), dos Estados Unidos, reportou 2.504 ocorrências, em 125 países, significando perdas de US$ 3,6 bilhões. Os números reforçam a urgência de ações concretas e eficientes e investigações apropriadas para entendimento do que e como aconteceu, bem quais são as medidas corretivas necessárias.
Prevenção e investigação de ocorrências são responsabilidades primárias dos gestores nas empresas. Ao auditor independente cabem os deveres do permanente ceticismo e, ao obter informações relativas a suspeitas de transações indevidas que sejam significativas ou possam causar distorção relevante nas demonstrações financeiras, de comunicar aos dirigentes, discutindo com eles a natureza e extensão dos procedimentos necessários.
Alegações de atos de não conformidade ou de fraudes perpetradas por dirigentes e/ou funcionários-chave demandam rápida ação do Conselho de Administração. Este pode constituir um comitê de investigação, formado por profissionais especializados e independentes, objetivando buscar respostas e o encaminhamento de uma investigação eficiente. As empresas são obrigadas a comunicar formalmente aos reguladores determinadas fraudes ou atos ilegais, obedecendo certos prazos: três dias para o Banco Central; 10 dias para Previc e Susep; e 24 horas ao auditor e ao Comitê de Auditoria. Adicionalmente, as normas dos reguladores demandam que o auditor independente, o auditor interno e o Comitê de Auditoria devem manter, entre si, comunicação imediata. No caso da CVM, as companhias devem divulgar fato relevante ao mercado.
O auditor deve acompanhar a investigação desde o início, para expor seus pontos de vista e necessidades. Envolvê-lo no meio ou final do processo pode acarretar a necessidade de retrabalho e atrasos. Ele acompanha os trabalhos, discute com os investigadores as informações coletadas e se reúne com o Conselho de Administração e/ou Comitê de Auditoria, para observar suas conclusões.
Um trabalho investigativo apresenta três principais desafios: a equipe responsável não tem poder de polícia; o caráter sigiloso de informações; e a tempestividade e o peso dos julgamentos e decisões tomados em uma investigação. São necessárias evidências e fundamentações, pois devem ser consideradas as expectativas das autoridades que detêm uma ampla gama de informações adicionais, bem como os olhos dos tribunais, reguladores, auditores e outros terceiros interessados, que posteriormente e com o benefício da revelação de outras ou novas informações, julgar a investigação realizada anteriormente.
Ao término do processo, o Conselho de Administração deverá buscar no comitê de investigação as conclusões e seus fundamentos, para que possa aprovar ou solicitar dados adicionais. O auditor independente buscará averiguar as aprovações feitas e as decisões tomadas, de modo a determinar o impacto em seu relatório de auditoria.
As diversas ações de autoridades bem como os hot lines criados pelas empresas têm gerado um aumento significativo de alegações. Os diretores e os encarregados pela governança na empresa devem trabalhar com a presunção de que fraudes ou atos ilegais podem ocorrer e precisam estar preparados tanto para prevenir como para desenvolver respostas proporcionais, robustas e rápidas. Os auditores precisam continuar aprimorando o exercício do ceticismo profissional e demandar, quando os riscos aumentam, maiores informações e que as mesmas sejam mais relevantes e confiáveis.
Por Valdir Coscodai
*Valdir Coscodai é presidente do Ibracon – Instituto dos Auditores Independentes do Brasil.